01 Avr Miser sur la lisibilité pour faciliter la communication
Qu’ils soient présentés en format numérique ou en version papier, les rapports font partie intégrante du quotidien des professionnels en services financiers. En plus de faciliter l’accès aux informations importantes d’un portefeuille, ils servent de carte de visite et démontrent les efforts que déploient les conseillers et leurs équipes pour faire fructifier les avoirs de leurs clients.
Nous vous proposons trois façons d’avoir une incidence sur la lisibilité de vos rapports :
1. Utilisez un contraste suffisant entre l’arrière-plan et le premier plan
Outre l’importance de faciliter la compréhension visuelle du contenu, il faut tenir compte du pourcentage de la population qui ne perçoit pas les couleurs de la même façon que la majorité. Saviez-vous que 5 % des hommes et moins de 1 % des femmes souffrent d’une forme ou l’autre de daltonisme ? En effet, certaines personnes vivent avec des déficiences visuelles en raison d’une pathologie de l’œil ou d’une lésion, alors que d’autres peuvent simplement se retrouver dans une situation ou dans un environnement qui diminue la perception des contrastes. Le ratio de contraste entre les couleurs doit donc être suffisamment élevé pour assurer une lisibilité optimale. Le truc pour mesurer concrètement ce ratio est simple, mais astucieux : imprimez votre document en noir et blanc. Si certaines informations semblent avoir été effacées du document, c’est que le ratio de contraste est faible et qu’il doit être rehaussé. À la lumière de ce qui précède, gardez toujours à l’esprit que la couleur n’est pas le seul moyen de transmettre de l’information ou de susciter une réponse.
2. Exploitez judicieusement l’espace
De façon intuitive, nous regroupons les informations qui ont un lien entre elles. Les rédacteurs de rapports utilisent généralement des lignes ou des encadrés pour marquer ces regroupements, surtout si le document est complexe et contient beaucoup d’informations. Si cette méthode ne pose pas de problème de lecture ou de compréhension a priori, il faut faire attention à ce que ces éléments n’ajoutent pas une impression de lourdeur à vos documents. Il est vrai qu’en utilisant des bordures pour regrouper ce qui est semblable, le document semble plus accessible. Toutefois, les zones libres de contenu constituent elles aussi une forme de structure, et permettent de hiérarchiser l’information ; pour mettre l’accent sur du contenu important, dégagez ce qui se trouve autour.
3. Ayez des supports de communication homogènes
La cohérence de la communication visuelle et verbale est primordiale pour transmettre les informations appropriées tout en dégageant une impression positive. Les documents que vous présentez à vos clients doivent avoir des éléments qui sont reliés entre eux et véhiculer un message clair et uniforme. Si vos rapports contiennent des tableaux, veillez à ce que l’information soit toujours présentée dans le même ordre et à ce que les termes choisis demeurent les mêmes. S’ils contiennent des graphiques, assurez-vous que les couleurs sont sélectionnées avec discernement, d’abord, et qu’elles sont toujours associées aux mêmes éléments. Cette uniformité conférera un ton professionnel à toutes vos communications.
Dans le domaine des services financiers comme ailleurs, les détails font toute la différence. N’hésitez pas à demander à vos lecteurs de vous aider à trouver quelques pistes d’améliorations pour clarifier votre message. Vous pourriez être surpris de ce que vous découvrirez.