Planifier la mise hors service d’un système

Planifier la mise hors service d’un système

Mise hors service de système réussie

La mise hors service d’un ancien système ou d’un système redondant est l’ultime « nettoyage de printemps » d’une entreprise. Dans la longue liste des avantages possibles que procure l’élimination d’un système, il y a : regrouper les systèmes dont les fonctions similaires se chevauchent, libérer l’espace nécessaire à l’adoption de nouvelles technologies pour se tourner vers l’avenir, réduire les coûts liés aux licences d’exploitation et au soutien, gérer les risques que posent les vieilles technologies et réduire le nombre d’applications que les utilisateurs doivent connaître.

Malgré cela, de nombreuses entreprises n’y arrivent pas sans difficulté… après tout, il n’y a rien de passionnant à nettoyer le sous-sol; vous voulez simplement en finir le plus rapidement possible et passer à autre chose. Voici certains éléments importants à prendre en considération pour mettre hors service un système avec succès, tout en continuant à répondre aux besoins des intervenants.

Bonne connaissance de l’utilisation actuelle du système

L’erreur la plus fréquente consiste à faire des suppositions et à se fonder sur de vieilles données pour déterminer comment le système existant est utilisé. Ce genre d’erreurs peut entraîner des retards importants et des coûts imprévus. La prise de décisions ne peut se fonder sur un optimisme injustifié; seuls les faits témoignent de la situation de façon précise.

Déterminez la portée du changement découlant de la mise hors service. Quelles sont les fonctions prises en charge par le système? Dans quelle mesure sont-elles utilisées? Quelle est l’importance de ces fonctions pour l’entreprise? Y a-t-il un système de remplacement (total ou partiel)? Qui sont les intervenants touchés? Quelles sont les dates importantes liées aux jalons ou aux livraisons à respecter?

Identifiez et interrogez les utilisateurs de l’ancien système afin d’éviter les surprises. Déterminez les activités commerciales pour lesquelles l’ancien système est utilisé. Déterminez la fréquence et la profondeur d’utilisation des divers groupes d’utilisateurs. Plus une application est en place depuis longtemps, plus elle risque d’être utilisée pour une fonction autre que celle prévue. Il est important de discuter de la manière dont un système est utilisé, mais il est beaucoup plus efficace de regarder ce qui se passe et d’examiner les résultats. Souvent, il y a une différence importante entre ce que disent les utilisateurs concernant la manière dont ils travaillent et ce qu’ils font réellement.

Plus l’application est en place depuis longtemps, plus elle risque d’être utilisée pour une fonction autre que celle prévue.

Craignez-vous que cela nécessite plus de « temps » sur votre plan? Seuls quelques jours sont nécessaires pour interroger les utilisateurs. Une approche efficace consiste à interroger un sous-ensemble d’intervenants concernés, choisis de façon stratégique. Ce petit investissement permet d’éviter de coûteuses surprises.

Évaluez l’utilisation de la technologie au moment de déterminer comment un système est présentement utilisé. Les systèmes sont souvent vieux, complexes et étroitement intégrés. Il est primordial de déterminer l’interdépendance entre les données, les points d’intégration et les répercussions sur les systèmes et le traitement en aval. Grâce à cette vue d’ensemble, il est possible de préparer un plan d’exécution et d’effectuer une véritable analyse de rentabilité.

Sans cette vue, les tentatives de mise hors service échouent souvent lorsqu’il s’avère qu’une fonctionnalité résiduelle du système appuie une fonction mal comprise, mais essentielle. Il en découle un double risque! Il faut décider de continuer à payer pour l’ancien système pendant une période indéterminée OU BIEN d’abandonner une fonction opérationnelle essentielle tout en risquant de nuire à l’efficacité des conseillers ou de ne pas répondre aux attentes des clients.

Approche stratégique pour l’avenir

Parfois, le système de remplacement est connu ou vous est imposé, mais dans d’autres cas, vous pouvez déterminer la « marche à suivre ». Il faut tenir compte du contexte général au moment d’établir les solutions possibles.

Trouvez la meilleure manière de maintenir les capacités du système existant. Il ne s’agit pas nécessairement de reproduire une à une les fonctions de l’ancien système. Tentez de déterminer si les systèmes existants et les projets exécutés en parallèle peuvent répondre à la majorité des besoins. Analysez les implications liées à la décision de développer, d’acheter ou de louer les outils. Choisissez une application qui peut évoluer en même temps que l’entreprise. Sélectionnez un fournisseur en qui vous avez confiance et qui, en plus de répondre à vos besoins, peut même vous aider à choisir une meilleure solution.

Les données historiques peuvent être extrêmement importantes. Les données offertes par l’ancien système doivent être comprises et analysées afin de déterminer s’il est nécessaire de procéder à la migration ou à l’extraction des données. S’il est jugé que les données de l’ancien système sont assez importantes pour être conservées, il pourrait être utile de confier à des partenaires compétents la migration des données vers un format utilisable. L’effort nécessaire à la planification de cette activité est négligeable, alors que la perte de données utiles pourrait être une grave erreur.

Préparez une feuille de route afin de consigner et de communiquer la marche à suivre. Les changements complexes ou évolutifs ne nécessitent pas qu’un seul effort. Il est important de tenir les intervenants au courant de chacune des modifications successives (déroulement, avantages, etc.) afin d’obtenir leur appui.

Passer à l’action

Les entreprises devraient éviter d’attendre jusqu’à la dernière minute pour préparer une mise hors service, car cela peut entraîner un accroissement des risques et des coûts et donne rarement lieu à la mise en œuvre de la meilleure solution.

Soyez réaliste et proactif lorsque vous remplacez vos anciens systèmes.

Soyez réaliste et proactif en ce qui concerne le remplacement des anciens systèmes. Cela est particulièrement important lorsque les étapes d’achèvement coïncident avec des dates d’échéance de contrats ou la date d’imposition de pénalités de retard. Soyez réaliste et proactif lorsque vous remplacez vos anciens systèmes.

Tournez la page! Il est possible que les utilisateurs continuent à utiliser l’ancien système après la mise en place d’une nouvelle solution. Cela pourrait signifier qu’il y a des lacunes dans le nouveau système et souligner la nécessité d’offrir une formation ou d’améliorer le plan de communication. Les utilisateurs n’aiment pas les changements et continueront d’utiliser l’ancien système si cela est plus facile pour eux.

Si vous êtes certain que les besoins de l’entreprise sont satisfaits sans l’ancien système, mettez-le hors service! Vous pourrez alors commencer à réaliser des économies et vous éviterez les risques de conflits d’utilisation.

Résumé

Assurez-vous de tenir compte de ces conseils lorsque vous vous préparez à mettre un système hors service; cela vous permettra d’atteindre les objectifs de rentabilité de l’entreprise, comme prévu. Personne n’aime les surprises!


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