En 2019, livrez vos projets en toute confiance

En 2019, livrez vos projets en toute confiance

par Lori Goodfellow, Directrice de pratique chez Croesus

L’industrie des services financiers connaît une évolution de plus en plus rapide. Dans ce contexte, nous cherchons à créer des outils pour améliorer l’efficacité et à offrir de nouveaux produits qui nous permettront de demeurer concurrentiels. Il va sans dire que certaines étapes de l’exécution des projets pourraient être simplifiées afin de maximiser l’efficacité. Souvent, des firmes tentent de sauter des étapes pour livrer des projets rapidement. Ensuite, elles se rendent compte que des erreurs ont été commises.

Ci-dessous, vous trouverez cinq étapes clés de l’exécution de projets qui doivent absolument être respectées pour qu’un projet de qualité soit livré en toute confiance :

S’entendre sur les objectifs d’affaires

Les concepts suivants ne vous sont certainement pas étrangers : la comparaison entre le temps, la portée et la qualité d’un projet; l’incidence sur les gens, les processus et la technologie; ou encore les attentes quant aux analyses de rentabilisation. Il est essentiel que les attentes pour chacun de ces aspects soient établies, documentées et communiquées au début d’un projet. Si l’équipe responsable de l’exécution ne connaît pas bien tous les paramètres d’un projet, elle ne pourra pas gérer de façon proactive les défis qui se présenteront inévitablement pendant le processus. Établissez quels sont les éléments absolument essentiels et ceux qui sont négociables. Prenez le temps nécessaire pour informer tous les intervenants des attentes dès le début, ce qui maximisera votre succès.

Consignation des exigences détaillées

L’une des étapes essentielles de l’exécution d’un projet est la documentation. Par cet exercice, les participants sont tenus d’envisager tous les scénarios, de confirmer que les processus d’état cible sont complets et bien compris, et de s’assurer que tant les projets normaux que les exceptions sont gérés conformément aux attentes. C’est ainsi que des scénarios de tests solides et fiables peuvent être établis, peu importe la forme que prennent les exigences et l’approche adoptée pour réaliser le projet. Il s’agit de la pierre d’assise du projet.

Intégrer des étapes de livraison

Le temps de mise sur le marché est un aspect important. Les projets n’ont pas besoin d’être terminés en une seule étape. Tentez d’évaluer si l’exécution du projet peut être accélérée grâce à la mise en place d’étapes logiques. S’il est possible d’ajouter de la valeur en utilisant une approche étape par étape sans que les coûts montent en flèche, faites-le. Par exemple, la mise à l’essai d’hypothèses techniques ou la création de composantes de données de base peuvent apporter cette valeur ajoutée. L’ajout de fonctions de base pour l’utilisateur final peut également être bien perçu si la communication est transparente. L’élément clé est de toujours offrir une valeur ajoutée et d’avoir un plan clair de la façon dont ces éléments supplémentaires permettront d’obtenir un résultat concret. Il est important d’être réaliste et de s’assurer de le demeurer tout au long du projet. Autrement, vos équipes de projet travailleront fort sans parvenir à fournir les résultats attendus.

Nommer un décideur

Le décideur doit être responsable de prendre les décisions, de mobiliser les intervenants et d’obtenir leur appui. Lorsque ses décisions sont remises en question ou ignorées, cela ne crée que de la perte de temps. Si vous ne lui faites pas confiance, c’est qu’il ne s’agit pas de la bonne personne! Mettez en place un comité directeur responsable de tenir informés les principaux intervenants et d’obtenir leur appui et leur soutien.

Manifestez-vous en cas de problème

Lorsque des priorités contradictoires affectent les échéances, dites-le. La plupart des gens veulent effectuer leurs tâches au meilleur de leurs compétences. Si cela a des conséquences sur le calendrier du projet, il faut le signaler. L’objectif n’est pas de pointer les gens du doigt, mais de réévaluer l’importance relative du temps consacré par chaque personne au projet, et d’aider la haute direction à déterminer si le projet mérite vraiment toute cette attention ou s’il devrait être mis en attente jusqu’à ce que les ressources nécessaires soient disponibles. La pire chose à faire est de rester silencieux lorsqu’on remarque un retard sur les échéances, et de le mentionner trop tard. On se plaint souvent des coûts récurrents entraînés lorsque les intervenants d’un projet doivent attendre avant de commencer leur travail.

Pour qu’un projet soit une réussite, ces décisions, ces outils et ces moyens de communication doivent être bien compris et acceptés. Lorsque tout le monde est sur la même longueur d’onde, les mauvaises surprises et le travail en double peuvent être évités. Cela permet de livrer les projets avec toute la confiance qu’une approche attentive vous offre.

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